Doel: Confidential Advisors Online hecht groot belang aan de kwaliteit van haar dienstverlening. Bent u niet tevreden over de wijze waarop wij onze dienst hebben uitgevoerd, dan kunt u een klacht indienen. Wij behandelen uw klacht zorgvuldig, vertrouwelijk en zo snel mogelijk. Purpose: Confidential Advisors Online attaches great importance to the quality of its services. If you are dissatisfied with the way we have carried out our service, you may submit a complaint. We handle all complaints carefully, confidentially and as promptly as possible.
1. Voor wie is deze procedure1. Who this procedure applies to
Deze klachtenprocedure is van toepassing op:
This complaints procedure applies to:
- Opdrachtgevende organisaties (werkgevers) die gebruikmaken van onze vertrouwenspersoonsdienstenClient organisations (employers) using our confidential advisor services
- Melders die contact hebben gehad met een van onze vertrouwenspersonenReporters who have been in contact with one of our confidential advisors
- Anderen die in contact zijn geweest met Confidential Advisors Online in het kader van onze dienstverleningOthers who have been in contact with Confidential Advisors Online in the context of our services
2. Wat is een klacht2. What constitutes a complaint
Een klacht is een schriftelijke uiting van ontevredenheid over:
A complaint is a written expression of dissatisfaction regarding:
- De wijze waarop een vertrouwenspersoon een melding heeft behandeldThe manner in which a confidential advisor handled a report
- Het niet naleven van de gemaakte afspraken of de Wet bescherming klokkenluidersNon-compliance with agreed arrangements or the Whistleblower Protection Act
- De communicatie of bereikbaarheid van Confidential Advisors OnlineThe communication or availability of Confidential Advisors Online
- Een vermeende schending van vertrouwelijkheid of privacyAn alleged breach of confidentiality or privacy
3. Procedure stap voor stap3. Step-by-step procedure
Klacht indienenSubmit complaint
Dien uw klacht schriftelijk in via telefoon (+31 6 25 07 03 03) of per post (Confidential Advisors Online, Amsterdam). Vermeld uw naam, contactgegevens, omschrijving van de klacht en de periode waarop de klacht betrekking heeft. Anonieme klachten worden zo ver mogelijk in behandeling genomen.Submit your complaint in writing by phone (+31 6 25 07 03 03) or by post (Confidential Advisors Online, Amsterdam). Please include your name, contact details, description of the complaint and the period to which it relates. Anonymous complaints will be handled to the extent possible.
Ontvangstbevestiging — binnen 5 werkdagenAcknowledgement of receipt — within 5 working days
U ontvangt binnen vijf werkdagen een schriftelijke bevestiging van ontvangst van uw klacht, met vermelding van wie uw klacht behandelt en wat de verwachte doorlooptijd is.You will receive written acknowledgement of receipt of your complaint within five working days, stating who will handle your complaint and the expected processing time.
Onderzoek — maximaal 4 wekenInvestigation — maximum 4 weeks
De klacht wordt behandeld door een functionaris die niet betrokken was bij het betreffende dossier. Indien nodig wordt hoor en wederhoor toegepast.The complaint will be handled by an officer not involved in the case in question. Where necessary, both parties will be heard.
Schriftelijke reactieWritten response
U ontvangt een schriftelijke reactie met onze bevindingen, het oordeel over de klacht (gegrond of ongegrond) en eventuele maatregelen. Bij een gegronde klacht geven wij aan welke stappen wij nemen om herhaling te voorkomen.You will receive a written response with our findings, the verdict on the complaint (upheld or not upheld) and any measures taken. If the complaint is upheld, we will explain the steps we are taking to prevent recurrence.
Niet eens met de uitkomst?Not satisfied with the outcome?
Bent u niet tevreden met de afhandeling, dan kunt u zich wenden tot een externe instantie (zie artikel 4).If you are not satisfied with the handling of your complaint, you may contact an external body (see article 4).
4. Externe instanties4. External bodies
Klachten over privacy / gegevensverwerkingComplaints about privacy / data processing
Autoriteit Persoonsgegevens (AP)Dutch Data Protection Authority (AP)
www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag · 0900 – 2001 201
Klachten over de uitvoering van de vertrouwenspersoonsfunctieComplaints about the performance of the confidential advisor role
Landelijke Vereniging voor Vertrouwenspersonen (LVV)National Association for Confidential Advisors (LVV)
www.lvv.nl
Arbeidsrechtelijke geschillenEmployment law disputes
U kunt zich wenden tot de bevoegde rechtbank of een mediator inschakelen. De rechtbank Amsterdam is de bevoegde rechter.You may contact the competent court or engage a mediator. The Amsterdam District Court has jurisdiction.
5. Vertrouwelijkheid5. Confidentiality
Alle klachten worden strikt vertrouwelijk behandeld. Gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de afhandeling van de klacht en worden maximaal 2 jaar bewaard na afhandeling.All complaints are handled in strict confidence. Data is used solely for the handling of the complaint and retained for a maximum of 2 years after resolution.
6. Contact6. Contact
- TelefoonPhone: +31 6 25 07 03 03
- PostPost: Confidential Advisors Online, Amsterdam, NederlandNetherlands
- KvK: 86379453